Reguły retencji pochodzą z regulacji, umów, obowiązków zachowania na potrzeby sporów i potrzeb biznesowych; obowiązki usuwania pochodzą z prawa prywatności, zasad minimalizacji i rozsądku bezpieczeństwa. Przechowywanie wszystkiego na zawsze maksymalizuje ekspozycję: więcej danych do naruszenia, więcej do ujawnienia, więcej do przeszukania w dochodzeniu.
Najważniejsze punkty
Harmonogramy per klasaOkresy retencji, lokalizacja przechowywania i metoda usuwania powinny wynikać z klasyfikacji danych i podstawy prawnej, a nie z wygody.
Działające usuwaniePolityka retencji bez działającego usuwania — w tym w kopiach zapasowych, replikach i archiwach — to aspiracja, a nie zgodność.
Istotne ograniczenieReguły retencji stale ze sobą konkurują: prawo prywatności mówi usuwaj, spór mówi zachowaj, a biznes chce historii. Polityka musi rozstrzygać te konflikty per klasa danych i jurysdykcja — nie istnieje uniwersalnie „bezpieczny" okres retencji.