A megőrzési szabályok szabályozásból, szerződésekből, peres eljárási megőrzési kötelezettségekből (litigation hold) és üzleti igényből fakadnak; a törlési kötelezettségek az adatvédelmi jogból, az adattakarékossági elvekből és a biztonsági megfontolásból. Mindent örökké megtartani maximalizálja az expozíciót: több megszerezhető adat, több nyilvánosságra hozandó adat, több átkutatható adat a bizonyítási eljárásban.
Legfontosabb pontok
Osztályonkénti ütemezésA megőrzési időszakoknak, a tárolási helynek és a törlési módnak az adat osztályozását és jogalapját kell követnie, nem a kényelmet.
Működő törlésA működő törlés nélküli megőrzési szabályzat — beleértve a biztonsági mentéseket, replikákat és archívumokat is — szándék, nem megfelelés.
Fontos korlátA megőrzési szabályok folyamatosan ütköznek: az adatvédelmi jog törlést, a peres eljárás megőrzést, az üzlet pedig történeti adatot követel. A szabályzatnak adatosztályonként és joghatóságonként kell ezeket eldöntenie — nincs univerzálisan „biztonságos" megőrzési időszak.